Чеки на проживание в гостинице: в чем их необходимость во время рабочей поездки

Командировка – ответственное мероприятие, при подготовке к которому нужно учесть массу тонкостей и нюансов. Командированному сотруднику необходимо не просто собрать личные вещи, сформировать график, позволяющий разобраться со всеми задачами за ограниченный период времени, но и оформить чеки, без которых не удастся подтвердить, и, следовательно, компенсировать траты через бухгалтерию.

Можно получить такие документы непосредственно в отеле или купить гостиничные чеки в специализированной организации. Главное – не забыть про них! В чем опасность игнорирования? Почему они столь необходимы?

Вопросы о значимости чеков

1. Что произойдет, если не оформить документ? Перед отправкой специалиста в командировку руководство должно подписать приказ, а представители бухгалтерского отдела – выдать аванс, предоставить инструкции, в соответствии с которыми надлежит оформлять отчетные документы, подтверждающие расходы. Каждая компания может придерживаться собственных регламентов относительно списка таких бумаг, но чеки в нем окажутся совершенно точно. Проживание – наиболее весомая расходная статья, если работник не сможет подтвердить траты, то работодатель не обязан выплачивать ему компенсации, все придется оплачивать из собственного кошелька;
2. Могут ли бухгалтера не принять чек? Могут, если он не соответствует положениям, зафиксированным в законодательстве. Эти положения регламентируют принципы и порядок оформления, наличие определенной информации, печатей. Документ обязательно должен быть проведен через онлайн-кассу, проверить этот факт можно при помощи расшифровки кода QR. Если специальная программа на смартфоне распознает код, то отель, выдавший чек, работает на полностью легальных основаниях, и, следовательно, документы могут применяться без ограничений;
3. Все ли отели имеют право на выдачу чеков? Нет, не все. Важное условие – использование ККТ. Этот момент необходимо уточнить заранее, чтобы не столкнуться с необходимостью самостоятельной оплаты проживания. О подборе гостиницы лучше побеспокоиться заблаговременно, изучить отзывы, сайты, убедиться, что она действительно имеет право предоставить соответствующие документы;
4. Зачем бухгалтерии вообще требуются эти чеки? Если учреждение принадлежит к категории государственных, получает бюджетное финансирование, то ответ максимально прост – работа бухгалтерии строго контролируется уполномоченными инстанциями, задача которых – определение нецелевого расхода денежных средств. Частные предприятия также довольно жестко контролируются налоговыми органами. Если чеки подделаны, оформлены с грубыми нарушениями, то на компанию может быть наложен серьезный штраф, сопряженный не просто с денежными взысканиями, но с более жесткими санкциями, вплоть до приостановки деятельности.

Чеки без фактического проживания: реально ли это

Да, в некоторых отелях чеки могут оформить даже граждане, не являющиеся постояльцами. Самое важное требование в подобной ситуации – оформление чеков действительно работающим отелем, имеющим соответствующие полномочия и оборудование, чтобы проверка не показала факт подделки.

Ответственная гостиница оформит документ так, что он будет закреплен даже в основном архиве. Столь внимательный и доскональный подход гарантирует, что даже в том случае, если уполномоченные инстанции инициируют комплексные проверки, их результаты не покажут никаких нарушений, все будет в полном соответствии с законом.