Як фонд перевіряє запит від військового підрозділу: логіка, документи та контроль виконання

Навіщо фонду перевіряти кожен запит

Запити від військових підрозділів часто надходять у терміновому режимі. У таких умовах важливо зберегти швидкість, але не втратити контроль. Перевірка запиту потрібна не для формальності, а щоб донати й збори спрямовувалися саме туди, де вони справді потрібні, і щоб фонд міг прозоро звітувати за результат.

Благодійний фонд Міжнародний Рух Єдності працює з потребами ЗСУ системно: приймає запити, перевіряє їх за визначеним алгоритмом і лише після цього відкриває збір або спрямовує донати на закупівлю. Такий підхід знижує ризики шахрайства, плутанини з отримувачами й помилок у комплектації.

Крок 1. Прийом запиту та первинна фільтрація

Перший етап — зрозуміти, що саме потрібно і для чого. Фонд уточнює:

назву підрозділу та військової частини;
тип потреби (зв’язок, дрони, медицина, авто, спорядження);
кількість, модель, ключові характеристики;
терміновість та прив’язку до задач (без чутливих деталей).

На цьому етапі відсіюються запити без базових даних або з неконкретними формулюваннями, де неможливо зрозуміти, що саме слід закуповувати.

Крок 2. Документи, які підтверджують запит

Класичний стандарт перевірки — документ від військової частини. Залежно від ситуації це може бути:

лист-запит на офіційному бланку;
підпис відповідальної особи та печатка частини, якщо це передбачено внутрішніми правилами;
реквізити частини й контактні дані для верифікації.

Для окремих категорій допомоги (техніка, обладнання, авто) додатково важливі документи для передачі: акт приймання-передачі або готовність підрозділу його оформити. Це дає можливість закрити юридичну частину й зберігати доказову базу для звітності.

Крок 3. Перевірка контактів і підтвердження “живого” каналу

Документа недостатньо, якщо немає контакту з реальними відповідальними людьми. Тому фонд:

зв’язується з контактною особою, вказаною в запиті;
уточнює посаду та роль цієї людини в підрозділі;
просить підтвердити інформацію через другий канал зв’язку (телефон + офіційна пошта або інший підтверджений спосіб).

Це важливо, бо шахрайські запити часто “ламаються” саме на етапі перевірки контактів.

Крок 4. Перевірка потреби з точки зору доцільності

Навіть справжній запит може бути сформульований так, що закупівля буде неефективною. Тому команда фонду перевіряє:

чи відповідає обрана модель задачі;
чи сумісне обладнання з тим, що вже є в підрозділі;
чи реалістичні терміни доставки та введення в роботу.

Наприклад, у запитах на зв’язок важлива не одна рація, а комплект з батареями, зарядними й гарнітурами. У запитах на медицину критичні витратні позиції, які швидко закінчуються. У запитах на дрони важлива комплектація та запас батарей.

Крок 5. Погодження формату допомоги та запуск збору

Коли запит підтверджено, фонд визначає формат:

цільовий збір під конкретну позицію;
закупівля з наявного бюджету фонду, якщо донати вже акумульовані;
розбивка на етапи, якщо сума велика (наприклад, авто + ремонт + логістика).

На цьому етапі Міжнародний Рух Єдності формує зрозумілий опис збору, щоб донори бачили, на що саме підуть кошти, і чому ця потреба актуальна.

Крок 6. Передача, акти та звітність без ризиків для безпеки

Після закупівлі фонд організовує передачу:

оформлює або отримує акт приймання-передачі;
фіксує серійні номери, моделі, кількість (там, де це доречно);
збирає фото/відеопідтвердження без розкриття чутливої інформації.

Це дозволяє будувати прозору звітність і показувати, як донати перетворюються на реальну допомогу для ЗСУ.

Запитання та відповіді

Чи достатньо скріншота з чату як підтвердження запиту

Ні. Скріншот може бути лише стартом комунікації. Фонд потребує документального підтвердження та верифікації контактів.

Чому фонд уточнює моделі й комплектацію

Щоб закупівля була придатною до використання. Неправильна комплектація призводить до ситуацій, коли техніка є, але не працює через брак батарей, кабелів або сумісності.